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 Requisitos de los ​poderes y prácticas no autorizadas

El artículo 184 del Código de Comercio Colombiano establece los requisitos legales de los poderes para que los accionistas se hagan representar en la Asamblea:

“ARTÍCULO 184. REPRESENTACIÓN DEL SOCIO EN ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS: Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante​ poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos.

Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas.”

De conformidad con el artículo 185 del Código de Comercio Colombiano,  está prohibido que los accionistas confieran poder a los administradores y empleados de la Sociedad:

“ARTÍCULO 185. INCOMPATIBILIDADES DE ADMINISTRADORES Y EMPLEADOS: Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran.

Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación.”

Circular Externa 24 de 2010 (C​ircular Básica Jurídica 028 de 2014 – Parte III, Título I, Capítulo VI) de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Esta Circular señala las prácticas ilegales, inseguras y no autorizadas en relación con la representación de los accionistas de los emisores de valores en las Asambleas:


 

​Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras de los emisores de valores​

1.1. En relación con la representación de sus accionistas en las asambleas

En la medida en que pueden constituir contravención a lo dispuesto en los arts. 184 y 185 del C.Cio. y el art. 23 de la Ley 222 de 1995, en particular los numerales 2, 6, y 7, los emisores de valores deben abstenerse de realizar directa o indirectamente las siguientes conductas:

1.1.1. Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes donde no ​​parezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades.

1.1.2. Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.

1.1.3. Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos establecidos en el art. 184 del C.Cio, para participar en asambleas de accionistas.

1.1.4. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.

1.1.5. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.

1.1.6. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.

1.1.7. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma.

En todo caso los administradores o los empleados de la sociedad emisora de acciones, pueden ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando actúen en calidad de representantes legales.


1.2. Medidas correctivas y de saneamiento

En el evento en que se presente alguna de las situaciones previstas en el subnumeral anterior debe procederse de la siguiente manera:

1.2.1. Los administradores deben devolver a sus poderdantes los poderes que pudieren contravenir lo prescrito en el numeral anterior.

1.2.2. Los administradores deben informar a los accionistas que los poderes no pueden conferirse a personas vinculadas directa o indirectamente con la administración o con los empleados de la sociedad.

1.2.3. Los administradores no pueden recibir poderes especiales antes de la convocatoria por medio de cual se informe los asuntos a tratar en la asamblea respectiva.

1.2.4. Los administradores deben adoptar todas las medidas necesarias para que los funcionarios de la respectiva sociedad obren con neutralidad frente a los distintos accionistas.

1.2.5. Los administradores deben, previa a la celebración de la asamblea de accionistas, adoptar todas las medidas apropiadas y suficientes para garantizar la participación efectiva de los accionistas en la asamblea y el ejercicio de sus derechos políticos.

1.2.6. Las juntas directivas de las sociedades emisoras de acciones están obligadas a establecer ​por escrito medidas apropiadas y suficientes, orientadas a asegurar que no se incurra en las prácticas inseguras y no autorizadas señaladas en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo. Tales medidas deben estar dirigidas a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la respectiva sociedad, para asegurar que éstos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.

1.2.7. Para tal efecto, la respectiva junta directiva debe adoptar por escrito mecanismos de control y diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

1.2.8. Los miembros de la junta directiva deben requerir antes de cada asamblea a los funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos a los que se refiere el inciso anterior, con el fin de que se les informe sobre el cumplimiento de lo dispuesto en desarrollo del presente subnumeral, y deben tomar las medidas necesarias para remediar las posibles falencias detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación.

1.2.9. Las medidas y mecanismos a que se refiere el presente subnumeral deben ser informadas por el presidente de la junta directiva al mercado en general, por conducto del Superintendente delegado para emisores, portafolios de inversión y otros agentes, de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas.”

Consulte aquí la comunicación  remitida por el Presidente de la Junta Directiva de ISA a la Superintendencia delegada para Emisores, Portafolios de Inversión y otros agentes​ en la cual se establecen las medidas para dar cumplimiento a la Circular Externa 24 de 2010 (Circular Básica Jurídica 028 de 2014 – Parte III, Título I, Capítulo VI.


 

MODELOS DE PODERES

Con el fin de facilitar la debida representación de los accionistas en la Asamblea General de Accionistas, ISA pone a su disposición los siguientes modelos de poderes, los cuales pueden ser usados según sea el caso.

Estos modelos de poderes no son obligatorios, tan sólo constituyen referentes que los accionistas pueden usar o no. En cualquier caso, los poderes que se otorguen deberán cumplir los requisitos legales antes señalados.

En el modelo se incluyen los puntos del orden del día y las correspondientes proposiciones o propuestas de Acuerdo que serán sometidas a la consideración de los accionistas, con el objetivo de que el accionista, si así lo estima conveniente, indique el sentido de su voto a su apoderado o representante.

Consulte aquí los distintos modelos de poder para la representación en reuniones de Asamblea: 

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